A projekt az Európai Unió és a Szociális és Munkaügyi Minisztérium támogatásával, az Európai Szociális Alap és a Munkaerő-piaci alap társfinanszírozásában valósul meg.
Ha Ön cégvezető, és a rugalmas munkaszervezés bevezetésének lehetőségét fontolgatja, érdemes feltennie a következő kérdéseket:
- A cég tevékenysége alkalmas arra, hogy -jól megszervezett háttérrel- munkatársai a rugalmas munkavégzési módok valamelyike szerint dolgozzanak, és ott eredményesek legyenek?
- Van-e megfelelő háttere az átmeneti időszakra, a betanításra, a koordinációra? Ha nincs, van-e lehetősége segítséget igénybe venni?
A kérdésekre természetesen nem lehet anélkül választ adni, hogy megvizsgálnánk a cég felépítését, elemeznénk a vállalkozást.
A rugalmas munkavégzési módok valamelyikének bevezetésére mind a mikro- és kisvállalkozások, mind a multinacionális vállalatok alkalmasak – a különbség a szervezeti felépítésükben, és a már kialakult munkaszervezési módszerekben van.
Mit tehet egy vállalkozás a bevezetés előtt?
- Vizsgálja meg szervezeti felépítését, céges hierarchiáját. Ki miért felelős? Ki kinek tartozik beszámolással? Hogyan történnek a munkafolyamatok?
- Vizsgálja meg a munkaköröket. Ki mit végez? Milyen jogkörrel rendelkezik? Hogyan történik a feladatkiosztás, a munka végrehajtása? Ki és hogyan ellenőrzi a folyamatokat?
- Mi lenne a célja valamely rugalmas munkavégzési forma bevezetésének? (Pl. piacbővítés? A fluktuáció csökkentése? Hosszú távon is lojális munkaerő biztosítása? Piaci versenyhelyzet javítása?)
- Mely üzletág és mely munkakör alkalmas az átalakításra?
- Hogyan változna a szervezeti felépítés és hogyan módosulnának az ellenőrzési folyamatok a bevezetés után?
- Hogyan mérné a bevezetés hatékonyságát?
A szervezeti áttekintést és vállalkozás-elemzést követően külön figyelmet kell szentelni a minőségbiztosítás kidolgozására. A szervezeti átalakítás során megváltoznak a munkakörök, felelősségek, feladatok, teljesítmény-mérések. Ahhoz, hogy ez a változás a cég teljesítményét pozitív irányba mozdítsa, és annak eredménye mérhetővé váljon, valamint hogy a cég tevékenysége vagy terméke a vevők, ügyfelek számára is megbízható értéket képviseljen, érdemes a folyamatokat minőségbiztosítási rendszerben kidolgozni, ezzel is garantálva azok minőségét.
Hogyan tudom bevezetni?
Milyen új hr feladatok várnak rám?
A rugalmas munkaszervezés bevezetéskor az alábbi HR feladatok szükségesek:
- a munkahelyen alkalmazott foglalkoztatási formák felmérése, valamint a munkaidő, munkarend és a munkabeosztás nyilvántartásának elkészítése
- munkakör-elemzés elkészítése – azaz annak megállapítása, hogy melyik munkakör alkalmas az átalakításra
- költségelemzés készítése
- cégvezetők képzésének megszervezése, munkavállalók képzése és felkészítése
- a megváltozott munkaszervezési mód folyamatának kidolgozása, leírása
- szükség esetén minőségbiztosítási rendszer kidolgozása, leírás
Hol tudom képeztetni az embereim?
Úgy gondoljuk, a sikeres bevezetéshez mind a vezetőket, mind a beosztottakat fel kell készíteni. A vezetők számára számos olyan képzés létezik, mely erősíti a vezetéssel együtt járó, szervezési képességeiket. Minden cégvezető maga dönti el, hogy vezetőinek milyen készségeit szükséges erősítenie – mi az alábbi tanfolyamokat ajánljuk:
- időmenedzselés
- virtuális kommunikáció
- tudatos kommunikáció, tárgyalástechnika
- szervezés menedzsment
- konfliktuskezelés
- ön- és emberismeret
- empátia fejlesztés
A munkavállalókat szintén két lépcsőben tudják felkészíteni, képezni a rugalmas munkaszervezés bevezetésekor. Egyrészt -ha szükséges- a munkavállalót a munkaköréhez szükséges, azt kiegészítő vagy képességeit szélesítő szakirányú tréningen kell felkészültebbé tenni (ilyen tréning lehet informatikai, kommunikációs, időmenedzselési, tárgyalástechnikai, vagy saját szakmáját érintő, pl. irodavezetési ismereteket bemutató, esetleg könyveléssel, pénzüggyel kapcsolatos).
A szakmai tréning mellett egy, a rugalmas munkavégzést bemutató belső képzést is szükséges tartani – melyet a cég vezető munkatársai, illetve erre kijelölt belső és külső szakemberei tartanak az új munkamódszer bemutatására, a változások ismertetésére. A tréningre a vezetők a Samling Tanácsadó Kft. „Train the trainer” képzésén készülhetnek fel.
Milyen új informatikai problémák várnak rám?
A rugalmas munkaszervezés egyes típusainál (mint pl. a részmunkaidő, a munkaerő-kölcsönzés, a tranzit foglalkoztatás) szinte semmilyen új informatikai problémával nem fog találkozni – hiszen ezek a munkavégzési módok csak abban a tekintetben lesznek újak, hogy a munkavállalók nem hagyományos 8 órában, vagy nem határozatlan idejű munkaszerződés keretében dolgoznak az Ön vállalkozásánál.
Kihívást jelenthet viszont a távmunka bevezetése – mert ez esetben olyan munkahelyekről történik majd a munkavégzés, melyek nem a cég székhelyén, vagy telephelyén vannak kialakítva. Ezért – a munkafolyamatok kidolgozása során – ügyelni kell a biztonságos adatkezelésre, kommunikációra, valamint azok dokumentálására is.
Új alkalmazásként megjelenhetnek a számítógépes, internetes telefonhívások (Skype, MSN) – melyek nemcsak olcsóbbak a hagyományos telefonhívásokkal szemben, de szükség esetén és megfelelő jogi kötelezettségek betartása (pl. kötelező tájékoztatás) archiválhatóak is. Nagyobb szervezeteknél érdemes megfontolni az IP alapú telefonok működtetését.
Külön figyelmet kell fordítani az adatok biztonságos kezelésére – ezért az otthon (vagy más táv-munkahelyen) kialakított munkahelyek számítógépeinek vírusvédelemmel való ellátása, az adatok archiválása, biztonságos kezelése elengedhetetlen lesz a mindennapi munka során.
